身近なことから始める学校働き方改革

学校働き方改革のための年間行事予定の作り方

年間行事予定表は、ほとんどの学校で作っていると思われます。
ホームページなどを見ても、公開されている学校が多いですね。

 

この年間行事予定表をシステムエンジニア目線で見ると、上手に作っているなと思える学校と、そうでない学校とがあります。「上手に」とは、時間をかけず効率的にという意味です。

 

具体的に説明します。

 

作るのに時間がかかってしまうダメな年間行事予定表

年間行事予定表サンプル

 

休日を○囲む

学校の年間行事予定表で休日を○で囲んでいるものを見かけますが、この方式は作るのに手間がかかるのでオススメできません。

 

年間行事予定表はワードやエクセルで作ることが多いと思いますが、上記のようにバランス良く○で囲もうとすると、図形として○を挿入しなければなりません。

 

これが面倒非効率
図形とする○の大きさを揃えなければなりませんし、挿入する位置も揃えなければなりません。

 

図形はコピーで挿入し、位置合わせはメニュー「書式」→「配置」→「左揃え」などで作業を効率化できますが手間がかかるのには変わりありません。

 

そもそも、○で囲む必要などありません。

 

エクセルで作成し、休日は色分けで対応する

年間行事予定表サンプル

 

休日を識別したい目的であれば、○で囲まずに色をつければ十分です。
エクセルで作成するなら、こちらのほうが圧倒的に作業を効率化できます。

 

年間行事予定は今年度のものをもとに新年度のものを作成することになると思います。
そうした場合にも○よりも塗りつぶし方式のほうが作り変えやすく便利です。

 

身近なことから始める学校働き方改革

「昔からこの学校のは○で作ってるから」
そんな理由で○で作り続けていませんでしょうか?

 

○を使うのは作業効率が悪い作り方です。
無駄な作業を削減するという観点から色塗りで作ることをオススメします。

 

ちょっとしたことですが、資料作りというのは意外と時間がかかるものです。
年間行事予定の作り方から見直してみてください。

 

年間行事予定表に必要なもの

年間行事予定表に書き込む内容も精査してみることをオススメします。
元ネタから転記するにしても書き込む項目が少ないほうが効率的です。

 

アレもコレも詰め込む必要があるでしょうか?

 

保護者に公開するものなら絶対に必要な項目は限られてきます。

  • 学校のある日(登校日)
  • 給食の有無
  • 宿泊行事

保護者が年間行事予定で知りたいのはこのぐらいではないでしょうか。
クラブや委員会の日なども必要でしょうか。

 

必要最小限の情報に絞り込むことで、「1日に2行書かなくてはならないのに文字が上手く入らない」なんてことで悩む必要もありません。

 

また、保護者にとっても見やすさがアップします。
記入する項目についても見直してみてはいかがでしょうか。

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