通知表の所見入力時に便利なエクセルの使い方を紹介

通知表の所見入力時に便利なエクセルの使い方

通知表の所見をエクセルに入力するときに便利な関数の紹介です。

 

所見には目安になる文字数があると思います。
すでに何文字入力してあるかは関数を使うことで表示することができます。

 

完成イメージ

このように所見を入力した横に文字数を自動的に表示させることができます。

 

文字数を表示するLEN関数

入力した文字数を表示させるには「LEN関数」を使います。

 

LEN関数

【計算式の説明】

  • =LEN(B2)
  • LEN…()の中に指定されたセルに入力されている文字数を表示する
  • 注意点:すべて半角で入力する

上の図ではB2のセルに入力されている文字数「80」を表示しています。

 

LENBとLENの違い

LEN関数に似たものにLENB関数があります。
違いは文字数を表示するか、バイト数を表示するかです。

  • LEN関数…文字数
  • LENB関数…バイト数

バイトというのはコンピューターの単位のことで「全角1文字=2バイト」です。
(「半角1文字=1バイト」)

 

このため上の例を「LENB」とすると「160」(バイト)と表示されいます。
LENB関数

 

所見の文字数カウントではLENBを使う必要はない

LENB関数を使うのはバイト数を数えたいケースです。
通知表の所見の文字数を数えるのであれば、使う必要はありません。

 

どっちを使うべきかなどで悩まないようにしてください。
LEN関数で十分です。

 

一行あたりの文字数を同じにしたいなら「Pなしフォント」を使う

上の例では一行あたりの文字数が20文字で揃っていますが、これは「Pなしフォント」を使用しているためです。「Pありフォント」など下記のようになってしまいます。

 

「Pありフォント」「Pなしフォント」とは

「MS P明朝」のようにフォント名に「P」が入っているのが「Pありフォント」で、「MS 明朝」のように「P」がないのが「Pなしフォント」です。

 

Pありフォント

 

LEN関数が表示しているように所見に入力されているのは80文字。
一番上の行は20文字ですが、2行目が20文字になっていません。

 

これは「Pありフォント」の場合、文字の種類により一文字分の幅が違うためです。
比べてみると「く」「し」などは一文字分の幅が狭いのがわかるかと思います。

 

どんな文字でも一文字分の幅を同じにしたい場合は「Pなしフォント」を使います。

 

Pなしフォント

 

1行あたりの文字数をそろえて確認したい場合は、「Pなしフォント」を使用してください。

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