エクセルでの勤務時間を計算する出退勤管理表の作り方

エクセルで勤務時間を計算する出退勤管理表を作る方法

エクセルを使って出退勤管理表を作成する方法の解説です。出勤時刻、退勤時刻、休憩時間を入力すると、自動的に勤務時間を計算し、月の合計勤務時間も計算する集計表です。

 

完成イメージ計算項目
エクセル出退勤管理簿
  • 出勤時刻、退勤時刻、休憩時間を入力することで勤務時間(青色)を計算
  • 月合計の勤務時間も計算

 

一日の勤務時間を計算する方法

時間を入力しておけば、エクセルの計算式を「退勤時刻−出勤時刻−休憩時間」とすることで、一日の勤務時間を計算することができます。

 

一日の勤務時間を計算する式

一日の勤務時間を計算する式

【計算式の説明】

  • =D3-C3-E3
  • D3…退勤時刻、C3…出勤時刻、E3…休憩時間
  • すべて半角数字で入力

 

計算式を各行(日ごと)にコピーすれば、それぞれの日の勤務時間が計算できます。

 

月の合計勤務時間を計算する方法

一日ごとの勤務時間を合計(SUM関数などを利用)し、表示形式を変更することで、月の合計勤務時間が表示されます。

 

一日ごとの勤務時間を計算する式

一ヶ月の合計勤務時間を計算する式

【計算式の説明】

  • =SUM(合計するセルの範囲を指定)
  • ここではF2からF31のセルに一日の勤務時間が設定されているので、「F2:F31」と指定
  • すべて半角数字で入力

 

合計勤務時間が正しく表示されない

 

計算式を設定しただけでは正しく表示されないので、下記の方法で変更します。

 

月合計のセルの表示形式を変更する方法

月合計の勤務時間を表示しているセルを選択して、右クリック⇒セルの書式設定を選択。
セルの書式設定で「表示形式」⇒「ユーザ定義」を選択し、種類に [h]:mm と入力。

 

 

[h]:mmはすべて半角で入力します。
以上で、月の合計勤務時間が表示されるようになります。

 

先生方の勤怠管理にご活用ください

学校の先生方の長時間勤務が社会問題にもなっています。
現状把握のためのツールとして活用してみてください。

 

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