校務を効率化させて働き方改革を実現させるためのICT活用のポイント

システムエンジニアとして民間企業の業務改善に携わった経験からICTを活用して校務を効率化させるためのポイントを説明したいと思います。

 

ICT化はユーザー（利用する人）にとっては負担に感じるものです。
便利になるはずが使い方を覚えるのに四苦八苦。

 

「これなら昔のほうがよかった」なんとことにならないようにするにはどうすべきか。
システムエンジニアとしての経験をもとにまとめました。

 

すべてをICT化するのは逆効果

ICT化により業務改善を目指すときに失敗の原因となりがちなのは、業務プロセスのすべてをICT化（システム化）しようとすることです。

 

どんな業務プロセスにも例外があります。
こうしたものまでICT化しようとするとシステムは複雑になります。

 

システムが複雑になるということは、それだけ操作方法を覚えるのも大変になりますし、正しく使いこなすのにも手間がかかるようになります。

 

例えば、例外処理を考慮して設定値を登録しておかなければならないのに、それを忘れてた。または、設定値の更新を忘れていたということが起こります。

 

例外処理なので設定値を間違えたまま運用していても、例外が起きない限りは問題がありません。ところが、例外が起きると面倒な事態となります。

 

原因は「設定値が正しくないこと」だということが判明するまでに時間がかかるからです。昨日まではちゃんと使えてたのに…、業者に電話してみて…と余計な手間がかかるだけです。

 

例外処理によるトラブルは忙しいときに限って起きてしまうものです。
これでは働き方改革になりません。

 

例外のときに人が対応しなければならないならICT化の意味がない！？

例外ケースは人が対応する。
システムでは処理しない。

 

こうしておけば、上記のような時間と手間が省けます。

 

例外のときに人が対応しなければならないならICT化の意味がない。
複雑なシステムを正しく運用できるなら、その通りです。

 

ただ、正しく運用するというのはカンタンではありません。

• 転出生、転入生があった。
• 担任が学期の途中で変わった。
• 新入生に同姓同名の子がいる。

学校には例外処理が必要になるいろいろなケースがあると思います。
その度にシステムの設定値を書き換えるのでは、設定漏れが出てしまいます。

 

例外ケースでは人が対応する。

 

そう決めることで、システムの運用がシンプルになり、「昨日まで使えていたものが使えなくなった」「原因不明だ」といってバタバタすることもなくなります。

 

運用面を考えて、複雑なシステムを作らない。
業務プロセスの中に人的対応の部分があることも許容する。

 

こうした考え方を取り入れてみてください。
トラブル対応まで考えれば、そのほうが業務プロセスの効率化につながります。